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Information aux coopératives à propos des annulations des sorties scolaires

La fermeture des écoles, chose inédite en France, a provoqué l’annulation de nombreux projets, notamment les sorties scolaires. Sorties pour lesquelles les directeurs et directrices d’école, les mandataires des coopératives ont engagé leurs responsabilités et celle de l’OCCE.

Il est donc impératif que l’OCCE ait connaissance de la totalité des sorties avec nuitées qui ont été annulées.

Selon les dossiers, les prestataires, les enjeux financiers, les projets et partenariats futurs l’OCCE et ses assureurs, pourront plus facilement intervenir dans les intérêts de tous. Merci donc de transmettre tous les documents relatifs à ces sorties à votre Association Départementale OCCE.

Voici quelques éléments à ce propos :

• Les sorties scolaires avec nuitées, plusieurs cas peuvent se présenter :

-  Vous avez signé un contrat de réservation mais rien payé… il convient de ne rien payer, d’envoyer votre contrat de réservation à l’Asso Départementale OCCE.

-  Les prestataires vous proposent un report et la signature d’un nouveau contrat de réservation pour 2020-2021... Nous vous conseillons de ne rien signer puisque vous n’avez ni l’autorisation des DASEN concernés et ni l’accord des familles.

-  Les prestataires vous proposent un avoir… Transmettre tout le dossier à votre Asso Départementale OCCE.

-  Votre sortie scolaire n’a pas donné lieu à un avoir, votre demande d’autorisation au DASEN n’a fait l’objet d’aucune réponse, vous avez réglé tout ou partie du paiement du séjour. Transmettre tous les éléments du dossier à votre Asso Départementale OCCE.

-  Votre sortie scolaire a fait l’objet d’un refus pour d’autres motifs que la crise sanitaire, mais des frais ont été engagés … il convient de demander le remboursement des sommes versées. Transmettre tout ce dossier à l’Asso Départementale OCCE.

-  Votre demande d’autorisation n’a pas été envoyée au DASEN puisque vous étiez encore dans des délais conformes à la circulaire 99-136… il convient de demander le remboursement des sommes versées. Transmettre tout ce dossier à l’Asso Départementale OCCE.

• Les sorties scolaires sans nuitée

Elles sont assurées par notre contrat d’assurance (dommages aux biens et aux personnes, responsabilité civile) mais sans garantie annulation, si vous avez engagé des frais pour de telles sorties, il convient de demander aux prestataires (transporteurs, lieux de visite, …) le remboursement des sommes payées. En cas de difficulté, contacter votre Asso Départementale OCCE. Si les familles ont été sollicitées pour une participation financière à ces sorties il conviendrait de leur proposer un remboursement, de l’effectuer par chèque ou en espèces avec émission d’un reçu.

• Remboursement des familles

Pour toute participation des familles aux frais d’une sortie scolaire, il convient de proposer un remboursement. Ce remboursement, autant que possible, doit être effectué par chèque. Que ce remboursement ait lieu en chèque ou espèce, il conviendrait de demander aux familles un reçu.

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Ce remboursement doit être effectué avant Juillet 2020.

• Trésorerie de la coopérative

Que la coopérative soit en attente d’une indemnisation des assureurs ou qu’elle bénéficie d’un ou de plusieurs avoirs, signaler à l’OCCE toute difficulté de trésorerie. L’Association Départementale OCCE et la Fédération OCCE mettent en place un dispositif permettant une avance de trésorerie afin de pallier à ces difficultés. Il est donc très important de signaler ces difficultés et d’évaluer le montant et la durée de cette avance.

• Dossiers déjà déposés

Les dossiers déjà déposés auprès de votre Asso Départementale OCCE peuvent faire l’objet de mise à jour, de complément et seront ré-étudiés en conséquence.

Merci de votre compréhension et de votre coopération, n’hésitez pas à contacter votre Association Départementale OCCE de préférence par mail pour tout complément d’information, toute aide au sujet de ces difficultés.

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