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Organiser une fête d’école

Fêtes d’écoles et Kermesse

Les fêtes d’écoles ayant lieu complètement en dehors du temps scolaire. L’administration de l’Education Nationale n’a pas de responsabilité dans l’organisation de celles-ci. l s’agit d’un projet citoyen : les élèves sont associés aux contenus de cette fête : thème, valorisation de travaux de classes, jeux, relations intergénérationnelles dans le village… par le biais de conseils de coopérative dont c’est l’objet. Il y a fort à parier que ce projet peut s’inscrire dans le projet d’école, dans sa partie relative au climat scolaire.

La première question qui se pose est : "Qui est organisateur ? "

Plusieurs entités peuvent être organisateurs de fêtes (mais jamais ensemble.)
- soit c’est la Mairie et donc la municipalité est responsable.

- soit c’est le Sou des Ecoles ou Association reconnue avec existence juridique qui a l’autorisation de fonctionner dans une école. Dans ce cas, c’est eux qui sont responsables. La demande d’organiser une manifestation doit avoir été émise par un document à l’entête du Sou des Ecoles.

-  soit c’est la coopérative scolaire. Dans ce cas, la responsabilité de notre Association Départementale et sa présidente peut être recherchée pour défaut de sécurité ou non-respect des formalités administratives. Donc un certain formalisme pour vérifier le respect de règles de sécurité est prévu et exigé par l’OCCE avec diverses autorisations et déclarations administratives. (Demande d’organiser une manifestation ; Convention d’utilisation des locaux, demande de prêt de bâtiments, sacem, respect des règles d’hygiènes en cas de vente de boissons et nourriture..)

- L’école n’a pas la capacité juridique car ce n’est pas une personne morale et ne peut être organisateur de manifestation. Donc les organisateurs « illégaux » seraient les enseignants. Dans ce cas ce seraient eux qui seraient personnellement responsables civilement et pénalement. Ils devraient s’assurer du bon déroulement de la manifestation et du respect de toutes les règles de sécurité et du respect des formalités administratives.

Si c’est la coopérative qui est organisatrice :

- Vous trouverez l’attestation d’assurance à donner en mairie dans l’onglet adhésions de retkoop. Attention seules les classes adhérentes sont couvertes.

Nous adresser :
- dans un premier temps la déclaration de manifestation. Nous regarderons avec vous qui est vraiment l’organisateur et nous clarifierons vos obligations.

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Puis, nous adresser :

- copie de la demande d’organiser une manifestation à adresser en mairie afin que le maire puisse prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité. Présenter toutes les actions menées lors de cette fête (buvette, restauration rapide, autres ventes, stands, jeux…) afin que le Maire autorise chaque action. Y associer un plan pour présenter l’organisation spatiale prévue afin que le Maire puisse vous préciser les éventuelles précautions complémentaires à prendre (barrière de sécurité, branchement électrique, .. ). Informer le DASEN et la préfecture si Vigipirate. Voici un document de la Préfecture de l’Ain que vous pouvez utiliser. C’est celui que j’utilise pour les manifestations organisées par notre association départementale et je le trouve efficace. Il n’est pas demandé par toutes les mairies, mais il fait un point complet sur toutes les mesures vigipirate :

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- copie de la demande à adresser en mairie d’organiser une manifestation et d’utiliser les locaux scolaires, la cour, le périmètre scolaire…

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dem autorisation des locaux

au nom de la coopérative scolaire de ….

Signer une convention Modèle de convention d’utilisation des locaux scolaires sur le site OCCE en pdf

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et modifiable

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- si location d’une salle par exemple : nous adresser la copie de la convention de location

- copie de la demande au maire de l’ouverture d’un débit de boissons temporaires. Toutefois, il convient de rappeler que si la manifestation a lieu dans l’enceinte scolaire, l’école est un lieu protégé donc espace sans alcool.

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autorisation débit boissons

- Copie du mot d’information adressé aux familles précisant les différents temps de la fête : ceux où elles seront responsables de leurs enfants, ceux où les enfants seront regroupés sous la responsabilité d’un adhérent-adulte de la coopérative.

- Nous vous demandons de déclarer la festivité à la SACEM

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(Société des Auteurs Compositeurs et Editeurs de Musique) et la SPRE (Société de Perception de la Rémunération Equitable) si de la musique « non-libre de droit » est diffusée en fond sonore lors de la fête ou en accompagnement du spectacle. Cf la page SACEM sur le site OCCE. En cette période où se programment les fêtes d’écoles, vous êtes nombreux à nous interroger à propos de la SACEM ; ma réponse a tardé du délai nécessaire pour actualiser auprès de la SACEM un certain nombre de points. Je réponds donc à partir du dernier mail reçu à ce sujet.

Pour une demande d’autorisation de « kermesse des écoles » vous devez choisir entre deux formulaires d’autorisation :

Concert ou spectacle OU Manifestation avec de la musique en fond sonore. Vous êtes invités sur le formulaire en ligne site www.sacem.fr ou sur un formulaire imprimé fourni par une délégation régionale SACEM à renseigner :
- Association membre d’une fédération signataire d’un protocole d’accord avec la Sacem OUI date du protocole d’accord en vigueur : 12/07/2011
- Association agréée "Éducation populaire" OUI date de l’agrément : 31/01/2008 Il n’existe pas de n° de carte d’adhérent lié au protocole d’accord SACEM national. Ignorer ce renseignement.

Il n’y a pas non plus de n° d’agrément Education populaire à fournir.

Rappel : si la coop déclare 15 jours avant l’événement, elle bénéficie de 20% de réduction ; avec l’agrément éduc pop et/ou le protocole d’accord fédération, elle bénéficie d’une réduction supplémentaire de 12,5% ; ce qui revient si mes calculs sont bons pour un simple fond sonore (cas général des fêtes d’école) à partir des tarifs 2015 (en pj) à : 68.75 HT – 13.75 – 8.60 = 46.40 HT + 9.28 TVA 20% = 55.68.

A quoi il faut ajouter la redevance SPRE tarif minimum 2015 : 91.06 HT – 50% (associations) = 45.53 HT + 9.10 TVA 20% = 54.63

SOIT UN TOTAL DE 110,31 € TTC pour la moindre kermesse cette année.

Christian Robillard de l’OCCE s’était beaucoup mobilisé de 2011 à 2014 y compris auprès des parlementaires et en s’associant à la FCPE pour obtenir une gratuité par an et par coop scolaire, en dehors de la gratuité générale du 21 juin (fête de la musique). Mais en vain, la Sacem n’a jamais bougé en dehors des réductions ci-dessus.

Sans prétendre pouvoir faire mieux, L’OCCE reprendra cet objectif dès la rentrée prochaine dans l’intérêt des coops.

- En cas de vente de nourriture, nous vous demandons de respecter les règles en matière d’hygiène. Sur le site OCCE.

- Vous devrez veiller à la sécurité des biens et des personnes. Faites surveiller les parkings, entrées et autres lieux par une équipe de bénévoles. Penser à avoir sur vous tous les numéros utiles. Vérifier que la salle est en sécurité : taille en fonction du nombre de personnes attendues, sorties de secours suffisantes et aux normes, extincteurs, équipements en bon état….

QUESTIONS ? FAQ

Que couvre le contrat MAE/MAIF /OCCE ?
-  Toutes les activités des coopératives : Y compris les activités organisées par la coopérative complètement hors temps scolaire comme les lotos, kermesses, fêtes de fin d’année, spectacles d’enfants, vide-greniers, marchés de Noël, …
-  Les adhérents à l’OCCE : ensemble des personnes déclarées au moment de l’adhésion, tout nouvel élève ou enseignant arrivant au cours de l’année scolaire.
-  Les bénévoles : toute personne qui participe bénévolement à l’organisation des activités de la coopérative.
-  Les biens appartenant à la coopérative : matériel acheté par la coopérative, celle-ci pourra donc faire la preuve de l’achat avec une facture conforme à l’intitulé : AD OCCE Coop Scolaire Ecole de …
-  Les biens confiés ou prêtés à la coopérative de façon temporaire.
-  Les biens confiés ou prêtés dans le cadre d’une exposition ou d’une activité

Le mandataire de la coopérative est-il seul responsable de l’organisation de la fête d’école ? Non, c’est bien l’OCCE qui est organisateur des fêtes dès lors que la coopérative fait des achats et encaisse de l’argent au titre de cette manifestation. Les enseignants n’étant plus en fonction lors de ces fêtes qui ont généralement lieu complètement en dehors du temps scolaire, c’est donc en tant qu’adhérents- adultes de la coopérative qu’ils sont collectivement responsables de l’organisation des festivités sous l’égide de l’OCCE.

Le mandataire est-il responsable en cas d’accident ? Oui sur le plan pénal, non sur le plan civil car nous sommes assurés. Oui sur le plan moral, non sur le plan administratif.

ATTENTION, ce sont toujours les circonstances de l’accident qui détermine les responsabilités de chacun.

Ex. Un enfant se prend les pieds dans le fil de la sono et se casse les dents, qui est responsable ? L’organisateur, pour défaut de sécurité dans l’organisation. Les parents si l’enfant est délibérément passé par un endroit interdit et signalé. L’assurance des parents pourra donc intervenir et se retourner selon le cas contre l’assurance de l’organisateur.

Qui est responsable des enfants lors de la kermesse organisée dans l’école par la coopé hors temps scolaire ? En matière de surveillance, les enfants seront placés sous la responsabilité des adultes-adhérents à l’OCCE pendant la préparation et le déroulement du spectacle s’il y a. Après le spectacle, les enfants seront sous la responsabilité de leurs parents.

Les ATSEM seront placées sous l’autorité du directeur d’école pendant le temps scolaire. En dehors du temps scolaire, il n’est pas possible de leur imposer un service. Soit les ATSEM ne sont pas en fonction, elles sont alors bénévoles de l’OCCE, soit elles ont l’autorisation de leur employeur pour effectuer un service particulier hors de leur temps de travail habituel.

La fête de l’école ou la kermesse doit être organisée par l’Association départementale OCCE et reste sous sa responsabilité ? Oui ou d’une autre association qui prendra tout en charge et fera si elle le souhaite un don à la coopérative. Attention, dans ce cas, le contrat d’assurance de la coopérative n’interviendra pas. Toutes les demandes et autorisations, tous les documents signés, devront faire état de l’association en question et donc ni de l’école, ni de la coopérative scolaire, ni des noms des enseignants ou du directeur.

Peut-on co-organiser une fête d’école avec une autre association proche de l’Ecole ? Cela est fortement déconseillé. Nous vous invitons plutôt à organiser la festivité à tour de rôle avec une entente entre association sur la répartition des éventuels bénéfices. En cas d’accident, il sera beaucoup plus simple d’identifier le responsable et de faire intervenir le contrat d’assurance de celui-ci. Les recettes perçues seront gérées par la coopérative scolaire OCCE, sous le visa de l’Association départementale OCCE, qui est seule habilitée juridiquement à acquérir et à posséder des biens dans l’école. Les biens acquis sur ces fonds seront la propriété de la coopérative.

Quelles sont les démarches à effectuer pour une fête d’école organisée par la coopérative scolaire ?
-  Demander au nom de la Coopérative scolaire l’autorisation au Maire d’utiliser les locaux scolaires, la cour, le périmètre scolaire… ou demander au maire une autorisation d’organiser une manifestation hors locaux scolaires. Dans ce cas, envoyer à l’association copie du contrat de location ou copie de la convention signée avec le maire prévoyant toutes les démarches de sécurité.

Présenter toutes les actions menées lors de cette fête (buvette, restauration rapide, autres ventes, stands, jeux…) afin que le Maire autorise chaque action. Y associer un plan pour présenter l’organisation spatiale prévue afin que le Maire puisse vous préciser les éventuelles précautions complémentaires à prendre (barrière de sécurité, branchement électrique, .. ).

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dem autorisation des locaux

-  Informer les familles des différents temps de la fête : ceux où elles seront responsables de leurs enfants, ceux où les enfants seront regroupés sous la responsabilité d’un adhérent-adulte de la coopérative.

-  Déclarer la festivité à la SACEM (Société des Auteurs Compositeurs et Editeurs de Musique) et la SPRE (Société de Perception de la Rémunération Equitable) si de la musique « non-libre de droit » est diffusée en fond sonore lors de la fête ou en accompagnement du spectacle.

Peut-on louer du matériel pour l’organisation de la fête ? Nous attirons votre attention sur ces éléments pour lesquels la plus grande vigilance doit être apportée.

Véhicule :
-  catégoriquement non ! Pour une fête ou pour toute autre raison (séjour, sortie vélo, transport de matériel, …) la location d’un véhicule ne peut être concrétisée par la coopérative scolaire. Attention, la personne qui souscrit un contrat de location de véhicule à titre personnel devra assumer à elle seule toutes les conséquences de cette location.

Chapiteau :
-  oui mais en fonction de la taille et de l’emplacement choisi, plusieurs éléments peuvent être imposés notamment par le Maire :
-  une visite de la commission de sécurité
-  montage et démontage par des professionnels
-  exercice de sécurité, certificat de conformité, …

Friteuse, congélateur, tout appareil électrique :
-  la location de matériel professionnel est très souvent accompagnée d’explications (parfois incluses dans le contrat de location) données par le fournisseur. Cela engage nominativement le loueur à respecter les règles d’utilisation du matériel loué. La présence de ces appareils doit être signalée au Maire afin qu’il autorise leur présence et fournisse les éléments nécessaires à leur branchement électrique. Prudence !

Structure gonflable :
-  La location de structures gonflables engage lourdement le loueur dans l’usage qui va être fait de cette structure. Pouvons-nous mettre en place et garantir aux familles que les règles de sécurité de l’utilisation de ces structures seront respectées durant toute la période où le matériel sera installé ? Il ne suffit pas de dire aux familles qu’elles sont responsables de la surveillance de leur enfant. Si nous ne pouvons apporter ces garanties aux familles alors mieux vaut ne pas louer ce genre de structure.

Sonorisation, projecteurs, micro :
-  Le contrat d’assurance MAE - MAIF souscrit lors de l’adhésion à l’OCCE couvre le matériel de prêt ponctuel ou de location à hauteur de 7700€.

Estrade, scène :
-  montée par des professionnels ou les employés de Mairie, elle doit garantir la sécurité des personnes qui devront monter sur scène et en descendre.

La présence d’animaux est-elle possible durant la fête d’école ? De nombreux particuliers ou centres équestres ont cette intention de proposer des baptêmes, des promenades en calèche lors des fêtes de fin d’année. Notre contrat d’assurance ne prévoit pas l’assurance des animaux susceptibles d’effectuer ces prestations. Sortis de leur environnement habituel, nous ne pouvons pas savoir comment les animaux vont réagir, face au bruit, à la foule, aux voitures, à la musique… Nous déconseillons vivement que ces prestations aient lieu durant la fête. Par l’intermédiaire d’une tombola par exemple, des promenades, baptêmes, … pourront être effectués au centre équestre, sous la responsabilité des personnes habituées à s’occuper des animaux dans leur espace habituel de vie.

Peut-on interdire la vente d’alcool durant la fête ? L’organisateur est-il responsable de l’état d’ébriété des participants ? De la vente d’alcool aux mineurs ? Oui, oui et oui !!! Il appartient à l’organisateur de décider de la nature de ce qui va être vendu. La licence 2, permet la vente de boissons de type bière. Mais aujourd’hui de nombreuses bières ont un taux d’alcool important. Lors des fêtes de fin d’année de nombreux mineurs sont présents.

Les règles de protection des mineurs sont les mêmes lors d’une fête d’école que dans un débit de boissons. Les vendeurs et les organisateurs sont donc responsables des dommages causés par une vente effectuée sans discernement.

Doit-on mettre en place une organisation particulière concernant les enregistrements, les prises de photos ou de films durant la fête d’école ? Dans la mesure où aucun enregistrement n’est mis en place officiellement par la coopérative, la fête étant ouverte à tous, chacun étant libre d’y participer ou non, toute personne qui le souhaite peut faire des photos, des vidéos, des enregistrements sonores. Il est important de rappeler à tous que toute forme de diffusion des enregistrements effectués doit être respectueuse des droits de chacun.

Si la coopérative organise un enregistrement (reportage-photo, vidéo, sons) avec pour objectif la vente d’un support numérique et/ou une diffusion gratuite sur le net, alors il sera impératif, au préalable, d’avoir l’accord de toutes les personnes qui y figurent et de régler les frais SACD (Société des Auteurs et Compositeurs Dramatiques) relatifs à cette vente.

Les commerçants et entreprises faisant des dons en nature pour la coopérative peuvent-ils recevoir un reçu fiscal pour une réduction d’impôts ? Le don avec déduction fiscale doit être désintéressé ! Le donateur ne doit donc rien attendre en retour de son don. La valeur des dons en nature est très difficilement évaluable objectivement. Dans le doute, mieux vaut privilégier les dons par chèque, la justification auprès du services des impôts n’en sera que facilitée.

Peut-on proposer aux commerçants du quartier, du village de recueillir des dons de leurs clients, de vendre des tickets de tombola à leurs clients au bénéfice de la coopérative ? Les commerçants gèrent leur activité commerciale comme ils le souhaitent. Quelle que soit la confiance que nous accordons aux commerçants locaux ou de proximité, nous ne pouvons inciter les familles de nos élèves à se déplacer dans tel ou tel commerce ou à faire des dons à la coopérative par personne interposée.

Quelles précautions sont à prendre pour l’organisation de la vente de denrées alimentaires ? L’organisation d’un repas est soumise, elle aussi, à l’autorisation du Maire qui est libre de faciliter la préparation des denrées vendues mais il peut aussi, s’il le juge utile ou nécessaire imposer la présence d’un traiteur. La préparation effectuée sur place (sandwichs ou tout autre plat) doit être faite sans briser la chaîne du froid, ni la conservation adéquate des produits nécessaires. Par précaution, conserver pendant quelques jours au moins tous les documents relatifs aux produits alimentaires vendus (étiquettes, emballages, codes barre, tickets d’achat, …). La vente de denrées préparées à l’avance doit être effectuée avec une information suffisante concernant l’origine des produits. Pour cela, nous vous invitons à afficher : « Merci aux familles qui nous ont offert les … qui vous sont proposés ici » Ou « Merci à M. GATO, pâtissier et au MAGASIN TRUC, qui vous proposent de vous restaurer avec ... »

Sur le plan comptable, comment s’y prendre ? Il est parfois nécessaire d’avoir une somme en espèces pour rendre la monnaie : un fonds de caisse. Il est possible de retirer des espèces à la banque mais il faut prévenir la banque à l’avance pour obtenir le décompte précis de pièces souhaitées. Pour faciliter la chose, mieux vaut commander des rouleaux de pièces complets. Une fois la festivité terminée, pour éviter toute suspicion, il est fortement conseillé de compter les sommes récoltées immédiatement avec l’aide de 2 personnes non membres de l’équipe enseignante. Les sommes devront être déposées au plus vite à la banque. En cas de vol d’espèces, l’assurance MAE - MAIF couvre à hauteur de 2000€.

Quelques conseils supplémentaires :
-  Certains stands sont à interdire : tir à l’arc, à la carabine, … D’autres doivent faire l’objet d’une vigilance particulière : stand maquillage : n’utiliser que des produits à l’eau et garder des échantillons de tous les produits utilisés pendant au moins 8 jours.
-  Les produits vendus, les lieux choisis, les spectacles produits doivent être respectueux de la laïcité et permettre à toutes les familles de contribuer aux festivités.
-  Les jeux traditionnels, les fêtes « Zéro-déchets », les stands tenus par les enfants, sont autant d’idées génératrices d’une dynamique …

La législation sur la vente au déballage :
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vente au déballage

Liste des formalités administratives : utilisation de locaux dans l’enceinte de l’école ; utilisation de fonds sonores (voir aussi la rubrique SACEM ; représentation de pièces de théâtre ; utilisation de CD ; prise de photos ; règlementation en matière de nourriture de d’hygiène ; lotos tombolas loteries ;

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Documents joints

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