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Coop’Info Spécial "Crise sanitaire"

Retrouvez dans cette lettre d’info toutes les informations utiles pour les annulations de sorties scolaires avec ou sans nuitées, l’acceptation des avoirs, le remboursement obligatoire des familles et le soutien éventuel de l’OCCE pour tout souci de trésorerie.

Vous trouverez également des informations importantes sur les projets départementaux et nationaux de l’OCCE, ainsi que plusieurs liens vers des ressources pédagogiques proposées pour les enseignants et les élèves ...

Coop-Info spécial

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Coop’info spécial "crise sanitaire" - 18 mai 2020 

Nous espérons que cette nouvelle lettre d’informations vous sera utile.
Nous pensons bien à vous, restons bien ensemble, même chacun chez soi !

Assurances "Annulations Voyages avec nuitées"


Vous aviez programmé un voyage scolaire avec nuitées
entre le 13 Mars et le 4 juillet 2020 :
 
La fermeture des écoles, chose inédite en France, a provoqué l’annulation de nombreux projets, notamment les sorties scolaires. Sorties pour lesquelles les directeurs et directrices d’école, les mandataires des coopératives ont engagé leurs responsabilités et celle de l’OCCE.
 

Il est donc impératif que l’OCCE ait connaissance de la totalité des sorties avec nuitées qui ont été annulées.
 
Selon les dossiers, les prestataires, les enjeux financiers, les projets et partenariats futurs l’OCCE et ses assureurs, pourront plus facilement intervenir dans les intérêts de tous. Merci donc de transmettre tous les documents relatifs à ces sorties à votre Association Départementale OCCE.

Voici quelques éléments à ce propos :


1) Cas où la clause « annulation » n’agit pas et ne donne donc pas lieu à l’ouverture d’un dossier MAE :
  • Refus de votre projet par le DASEN pour d’autres motifs que la crise sanitaire.
  • Votre dossier n’a pas été déposé auprès des services du DASEN
  • Vous avez réservé mais vous n’avez pas versé d’acompte : ne rien régler et nous adresser copie du contrat

2) Cas où la clause « annulation » agit et permet l’ouverture d’un dossier MAE :
  • Votre dossier a obtenu les autorisations administratives, vous avez versé des acomptes ou la totalité de la somme lors de la réservation, votre prestataire vous fait la proposition d’un Avoir selon les normes dictées par l’ordonnance 2020-35. Vous devez accepter cet avoir, valable 18 mois. Dans ce cas il n’y a pas de préjudice immédiat.
  • Vous avez réservé et demandé l’annulation du projet à votre prestataire. Celui-ci accepte de vous rembourser les acomptes mais retient des frais d’annulation. (vous devrez fournir le contrat qui fait part de ces frais retenus ou à défaut les échanges courriers ou Mails avec votre prestataire)
  • Vous avez réservé et demandez l’annulation du projet à votre prestataire. Celui-ci refuse de vous restituer les acomptes versés et éventuellement vous demande des frais d’annulation supplémentaires
  • Vous n’avez pas reçu de réponse du DASEN pour votre projet bien que vous ayez déposé votre demande administrative. (il faudra la preuve de ce dépôt)
IMPORTANT : Le refus d’un avoir édité et conforme à l’ordonnance 2020-35 risque de provoquer la perte pure et simple des sommes engagées selon les contrats. Le prestataire peut considérer que c’est vous qui ne respectez pas le contrat.
Nous vous engageons cependant à ne pas accepter un avoir sans garantie du prestataire. Selon le code du tourisme, le prestataire doit « justifier, à l’égard des voyageurs d’une garantie financière suffisante, spécialement affectée au remboursement des fonds reçus au titre des forfaits touristiques, des prestations de voyage liées et de ceux des services mentionnés au 2° du I de l’article L. 211-1 qui ne portent pas uniquement sur un transport … Cette garantie doit résulter de l’engagement d’un organisme de garantie collective, d’un établissement de crédit ou d’une entreprise d’assurance".

 

Comment déclarer une annulation

 
Attention ! Dans tous les cas de figure, en prenant en compte les directives gouvernementales, nous vous demandons de rembourser les participations des familles avant la fin de l’année scolaire (au plus tard le 4 juillet 2020).

Annulations de sorties sans nuitées

Vous avez organisé une sortie sur une journée (musée, animation pédagogique en milieu naturel, etc.) .
Dans la mesure du possible essayez de négocier avec vos prestataires un remboursement des frais engagés (acompte, totalité de la prestation), un report ou un avoir.
Dans le cas où le remboursement ferait apparaître des frais d’annulation, le dépôt d’un dossier assurance MAE est envisageable.

En cas de difficulté, contactez l’OCCE !

Voyages scolaires / Remboursement des familles

Pour toute participation des familles aux frais d’une sortie scolaire, il est obligatoire d’effectuer un remboursement. Ce remboursement doit être effectué par chèque. Important ! Les coopératives scolaires ayant un compte à la Bred vont recevoir automatiquement par courrier deux nouveaux chéquiers. Pour les comptes CME, nous vous conseillons d’ores et déjà de vous rapprocher de Mme Landrie au plus vite pour commander des chéquiers supplémentaires selon vos futurs besoins.

Il est obligatoire de produire un reçu à faire signer à la famille.
(L’OCCE vous propose un modèle de reçu personnalisable : ici)
 
Ce remboursement doit être effectué avant le 4 Juillet 2020.

Avances de trésorerie pour la coopérative

Que la coopérative soit en attente d’une indemnisation des assureurs ou qu’elle bénéficie d’un ou de plusieurs avoirs, merci de signaler rapidement à l’OCCE toute difficulté de trésorerie. L’Association Départementale OCCE met en place un dispositif permettant une avance de trésorerie afin de pallier à ces difficultés.

Au préalable, il faut informer les associations de parents d’élèves qui ont aidé la coopérative, ainsi que les collectivités locales ayant versé des subventions au titre de ces sorties avec nuitées, des difficultés en cours. Ces partenaires peuvent également soutenir financièrement votre coopérative.

Il est donc très important de signaler ces difficultés et de faire une première estimation du montant. Ce montant sera ensuite affiné avec le soutien du comptable de l’OCCE afin d’être proposé au vote du Conseil d’Administration. Ce dernier définira également la durée de cette avance.



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Assurances : Déclaration MAE & documents importants



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En ligne, le dernier numéro de la revue Animation & Education de mai-juin, avec un dossier sur le thème : construire une relation d’autorité à l’école.
Et toujours en accès libre, les précédents numéros de la revue pédagogique de l’OCCE : Animation & Education (Agenda coop, Enseigner l’oral, le conseil de coop, la philo à l’école,...)



Des ressources pour les élèves
Lire, échanger, observer, écrire, danser, jouer... autant d’activités proposées pour tous les âges :

 



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Projets départementaux annulés ou reportés

THEA :
Après avoir tenté de reporter les restitutions THEA en juin, nous avons été dans l’obligation de les annuler.
Les classes concernées sont invitées à se rapprocher des compagnies partenaires afin de réfléchir aux modalités d’échanges entre classes et comédiens … en distanciel.
L’auteur THEA Fabien Arca préparera une capsule vidéo destinée aux classes inscrites à THEA. Il en profitera pour répondre aux questions des élèves participants.
Toutes les classes inscrites à THEA cette année seront prioritaires pour participer à cette action l’année scolaire prochaine.
 
CORRES & FOLK :
Tous les bals Folk sont annulés pour cette année.
Nous réfléchissons à un report de ces bals en début d’année scolaire prochaine.
Sans report possible, les participations des classes seront remboursées intégralement.
Toutes les classes inscrites à CORRES & FOLK cette année seront prioritaires pour participer à cette action l’année scolaire prochaine.
 
JEU COOPERE :
Les rencontres « Jeu coopère » à Canopé sont annulées.
L’année prochaine, le projet évolue et les rencontres auront lieu dans les écoles participantes.

 

ETAMINE :

Le projet Etamine est annulé. Les livres auteurs déjà envoyés seront utilisés pour constituer une malle Etamine qui sera empruntable à la rentrée.
 

CLASSES D’EAU :
L’agence de l’eau autorise un report des classes d’eau 2019/2020 sur l’année scolaire 2020/2021.
Un courrier a été envoyé à toutes les classes inscrites afin de connaître leurs souhaits : report ou annulation.
 
IMPORTANT :
Vous aviez organisé des sorties scolaires liées à une représentation culturelle exécutée par des professionnels avec billetterie dans une salle de spectacle. Vous pouvez constituer auprès de la MAE une demande d’indemnisation au titre de l’annulation spectacle.



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Dépenses liées à la crise sanitaire

La coopérative scolaire n’a pas pour but de se substituer aux obligations des collectivités territoriales concernant les charges d’entretien et de fonctionnement des écoles publiques. Elle ne doit contribuer ni à la réalisation de travaux, ni à la location ou l’achat de moyens d’enseignement (photocopieur, manuels ou fournitures scolaires), ni au financement des activités obligatoires. 

En cas de crise sanitaire, l’achat de masques, de visières, de gels hydroalcooliques ou de tout autre matériel indispensable au respect des gestes barrières au sein de l’école, ne peut être effectué par la coopérative scolaire. De plus, tout enseignant adhérent de l’OCCE ne peut en aucun cas, à ce titre, commander du matériel destiné au respect de règles sanitaires. Juridiquement, cela pose un problème de responsabilité.



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Fermeture des bureaux de l’OCCE jusqu’au 2 juin

Nous vous informons que nos bureaux seront fermés au public au moins jusqu’au mardi 2 juin 2020.

Nous nous organisons pour que nos collaborateurs puissent travailler à distance et assurer une continuité du service.

Si vous souhaitez donc un renseignement, une information ou toute autre précision, vous pouvez nous adresser vos messages sur notre adresse e-mail :

ad14@occe.coop

Vous souhaitant bon courage dans ces circonstances très exceptionnelles !



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Contactez-nous exclusivement par e-mail !

Association Départementale
OCCE du Calvados
9, Place Champlain
14000 CAEN


ad14@occe.coop

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