Que doit-on faire lorsqu'il n'y a pas de pièce comptable justificative concernant une dépense ?
A titre tout à fait exceptionnel, il est admis d'établir une note sur papier libre, indiquant la date, l'objet de la dépense, le montant et le mode de règlement. Cette note doit être signée par la personne ayant engagé la dépense.

Quelle est la pièce comptable pour toutes les recettes encaissées en espèces ?
Pour les recettes en espèces, il est indispensable d'établir un reçu nominatif, la souche étant conservée (comme justificatif) par le mandataire.

Le mandataire peut-il gérer seul la coopérative scolaire ?
Non. Le mandataire doit être accompagné et secondé par le Conseil de coopérative et les vérificateurs aux comptes afin de garantir un fonctionnement coopératif et transparent au niveau local.

Le mandataire peut-il avancer de l'argent en espèces à un enseignant ?
Oui, cela s'assimile à " une régie d'avance ". Cette avance nécessite un document écrit attestant de la somme engagée signé par les deux parties (l'enseignant et la mandataire). L'enseignant s'engage à produire tous les justificatifs de dépenses ainsi que le reliquat éventuel de la somme avancée.

La coopérative scolaire, le foyer coopératif, peuvent-ils recevoir des dons ?
Oui, mais ils ne sont pas habilités à établir un reçu fiscal. Seule, l'Association Départementale peut l'établir en fonction de la réglementation fiscale en vigueur.

Quelles sont les formalités à accomplir pour la parution du journal scolaire d'une coopérative scolaire ou d'un foyer coopératif ?
- En dernière page doivent figurer les nom et domicile du gérant (enseignant responsable), la date de parution, le numéro, les coordonnées de la classe (et/ou de l'école ou établissement), le nom et domicile de l'imprimeur (ou "Imprimerie spéciale de l'école, établissement de ....).
- Sur la couverture, titre de dénomination particulière du journal et indication de la périodicité de parution.
- Sur la bande d'envoi, mention " Envoi complémentaire du bulletin départemental de l'OCCE 31 ".
- Envoyer un exemplaire à l'OCCE départemental et à votre I.E.N.

Réglementation des affiches
La loi sur la liberté de la presse du 29/7/1881 (modifiée le 9/12/2004) précise que "les affiches officielles seront seules imprimées sur papier blanc". Par ailleurs, cette loi souligne que l'usage du papier blanc pour l'impression des autres affiches est licite "lorsque celles-ci sont recouvertes de caractères ou d'illustrations de couleur et lorsque toute confusion, soit dans le texte, soit dans la présentation matérielle, est impossible avec les affiches administratives".

Emballage intact, mais contenu détérioré
En théorie, il convient de vérifier le contenu d'un emballage en présence du livreur afin de repérer la moindre trace de choc ou de détérioration du contenu et éventuellement de refuser la livraison.
La mention portée sur le bon de livraison : " Sous réserve de déballage " n'a aucune valeur juridique. En fait, il est nécessaire de faire référence à l'article L 133-3 du Code de commerce qui énonce " La réception des objets transportés éteint toute action contre le voiturier pour avarie ou perte partielle si, dans les trois jours, non compris les jours fériés qui suivent celui de cette réception, le destinataire n'a pas notifié au voiturier, par acte extrajudiciaire ou par lettre recommandée, sa protestation motivée ".

Livrets de compétences
Nous rappelons à la vigilance des mandataires que l'achat de tout le matériel collectif lié au fonctionnement des écoles incombe aux Mairies. En conséquence, la coopérative scolaire ne peut faire l'acquisition des livrets de compétences.