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Régie d’avance

LA REGIE D’AVANCE : c’est la possibilité légale pour une coopérative scolaire d’avancer de l’argent aux enseignants pour régler des petits achats pour leur classe.

L’avantage est de limiter le nombre d’opérations de comptabilité en les regroupant sous le terme régie d’avance.

Comment faire ?
Une petite histoire (presque vraie) entendue à l’école pour vous aider à comprendre la régie d’avance.

2 personnages :

Le mandataire : un enseignant volontaire de l’école qui accepte de gérer le compte coopératif de plusieurs classes. Un seul compte mais chaque classe a une somme attitrée (voir l’article utiliser Gedezeuros pour gérer avec un seul compte les coop de plusieurs classes). Les collègues, pour le remercier et lui donner du temps, le remplacent sur deux services de cours par semaine.

Le collègue : un enseignant de l’école dont la classe a sa coop sur le compte des classes.

Lieu : à l’école

« _ Le collègue : Bonjour, je voudrais avoir de l’argent de ma coop pour faire des achats pour ma classe. Je voudrais acheter des ingrédients pour mon atelier cuisine à Carrefour mais ils ne prennent plus les chèques, des albums sur Internet mais il faut payer avec une carte bancaire. J’ai vu aussi au marché un primeur qui me propose un bon prix pour des légumes pour mon activité « soupe » mais il veut que je le paye en espèce. Comment fait-on ?
Le mandataire : On va regarder ce qu’il te reste sur ta coop. Si c’est bon, je te propose de te faire une régie d’avance. C’est une solution légale qui me permet de t’avancer une somme d’argent raisonnable, pas plus de 150 euros. Je te fais un chèque, tu le déposes sur ton compte bancaire et tu fais tes achats comme bon te semble.
Le collègue : Intéressant, mais je ne veux pas que l’argent de l’école se mélange au mien.
Le mandataire : C’est légal, d’ailleurs tu vas me signer une attestation de régie d’avance (à télécharger ici). C’est comme une reconnaissance de dettes. Ça va nous protéger tous les deux. Toi parce que tu as une trace qui justifie que je t’ai donné cet argent. Moi car j’ai une trace qui montre que je t’ai remis cet argent.
Le collègue : Une fois que j’ai déposé le chèque sur mon compte, qu’est-ce que je fais ?
Le mandataire : Tu fais tes achats et tu gardes les justificatifs. Tu peux aussi utiliser un tableau recettes/dépenses pour suivre tes mouvements.
Le collègue : Et quand je n’ai plus d’argent ou quand c’est la fin de l’année ?
Le mandataire : Tu reviens me voir avec tes justificatifs. On fait rapidement le bilan. Sois tu n’as pas tout dépensé et tu me fais un chèque pour rembourser ta coop. Sois tu as un peu trop dépensé et je te fais un chèque pour te rembourser le dépassement si tu as encore de l’argent sur ta coop.
Le collègue : Et si j’ai encore besoin d’argent ?
Le mandataire : Si ta première régie d’avance est réglée, je peux t’en refaire une.
Le collègue : Et si je perds un justificatif ?
Le mandataire : C’est comme quand tu avais ta coop de classe tout seul. Il faudra que tu fasses un « titre de dépense » qui certifie sur l’honneur que tu as bien effectué cette dépense pour ta coop. Je te fais le chèque ?
Le collègue : OK »

Lieu : à la maison : le collègue : Il dépose le chèque sur son compte et prépare son tableau de suivi de ses mouvements.

Lieu : à l’école : le mandataire : Il allume son PC, va sur sa feuille de calcul Gedezeuros et inscrit la régie d’avance de la classe No 4 du collègue (ligne 9). Il répartit la somme versée dans « versement entre coopérative » comme si la régie d’avance était une coopérative « virtuelle ».

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Mais le collègue de la classe 2 veut lui aussi une régie d’avance, donc, même principe et le mandataire continue de compléter son Gedezeuros (ligne 10).

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A la fin de l’année, à l’école

« _Le collègue No 4 : Bonjour, je te ramène les justificatifs et mon tableau de mouvements. J’ai dépensé 143,52€. Il me reste 6,48 €. Je t’ai fait un chèque pour rembourser la coop.
Le mandataire : C’est parfait, tout est OK »

Lieu : à l’école : le mandataire : Il allume son PC, va sur sa feuille de calcul Gedezeuros et régularise la régie d’avance de la classe du collègue de la classe 4.

Il dépose à la banque le chèque de 6,48€ du collègue No 4 (ligne 17) et rentre la somme totale des justificatifs de 143,50 dans "entrées" de versement entre coopératives (ligne 16).

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Il répartit les dépenses (ligne 16) mais ne met rien dans la partie banque car sur cette ligne, il n’y aura aucun mouvement sur le compte bancaire.

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A la fin de l’année, à l’école

« _Le collègue No 2 : Bonjour, je te ramène les justificatifs et mon tableau de mouvements. J’ai dépensé 158,27€. Il me manque 8,27 €.
Le mandataire : C’est parfait, tout est OK. Si le solde de ta coop de classe le permet, je te fais un chèque de 8,27€ pour te rembourser. »

Lieu : à l’école : le mandataire : Il allume son PC, va sur sa feuille de calcul Gedezeuros et régularise la régie d’avance de la classe du collègue de la classe 2. Il rentre la dépense de 8,27€ (ligne 19) et la somme totale des justificatifs de 158,27 dans "entrées" de versement entre coopératives (ligne 18).

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Il répartit les dépenses (ligne 18) mais ne met rien dans la partie banque car sur cette ligne, il n’y aura aucun mouvement sur le compte bancaire.

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Le mandataire sait qu’il a terminé la régularisation de ses régies d’avances quand son solde de versement entre coopérative est à « 0 » (ligne 19)

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