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Foire aux questions

_ Quelle est la durée du mandat du mandataire ?
Son mandat est valable du 1er septembre au 31 août suivant.

_ Quand doit-on payer les cotisations à l’OCCE ?
Dans les trois mois qui suivent la rentrée scolaire.

_ Le mandataire est-il responsable du bon fonctionnement de la coopérative, de la tenue des registres obligatoires ?
Oui, il est garant à tous les niveaux du bon fonctionnement et de la gestion de la coopérative

_ Le mandataire doit-il fournir le détail et les justificatifs ( copies) des subventions reçues ?
Oui, il doit fournir le détail et justificatifs des subventions reçues ( Etat, collectivités locales, territoriales).

_ Qui sont les vérificateurs aux comptes ?
La réunion de la commission de contrôle des comptes est obligatoire, statutaire. Elle est composée de 2 ( minimum) à 4 personnes qui n’ont pas tenu la comptabilité et ne sont pas mandataires ( collègue enseignant, EVS, secrétaire de mairie, parent d’élève). La signature de ces personnes engage leur responsabilité. Elle se réunit avant le 30 septembre qui suit la clôture des comptes ( ou avant le départ en retraite ou la mutation du mandataire). Elle a obligation de discrétion et de réserve par rapport aux documents qu’ils étudient.

_ La souscription d’une assurance pour les activités de la coopérative est-elle obligatoire ?
Le mandataire adhérent à l’OCCE est couvert obligatoirement , pour les activités de la coopérative, auprès de l’assurance MAE pour l’année scolaire complète de son mandat.

_ Le mandataire peut-il ouvrir un compte d’épargne ou de placement pour sa coopérative ? prendre des engagements financiers ?
Non, il ne peut prendre aucun engagement financier ( contrat, locations) sans l’aval du Conseil d’Administration de l’Occe. Il ne peut pas ouvrir un compte d’épargne ou de placement (livret A).

_ Le mandataire peut-il embaucher du personnel ?
Non, il n’a pas la personnalité juridique et ne peut donc ni embaucher ni rémunérer du personnel.

_ L’OCCE dispose-t-elle d’un droit permanent de vérification des comptes de la coopérative ?
Oui, à tout moment, l’OCCE peut effectuer une vérification de la comptabilité d’une coopérative. L’Occe est elle-même dans l’obligation par rapport au Commissaire aux comptes d’effectuer 10 % de contrôle sur place et sur pièces de la comptabilité des coopératives affiliées.

_ Que doit faire un mandataire lorsqu’il part en retraite ou en cas de mutation ?
Le mandataire ne doit pas quitter son poste sans être à jour de ses obligations statutaires vis-à-vis de l’OCCE ( N.B. comptabilité de l’année clôturée au 31 août ) et indiquer le lieu précis de stockage des documents de la coopérative.

_ Quelle est la date limite de retour à l’AD des CRF ?
Le 30 septembre qui suit l’année scolaire finie .

_ Quel extrait bancaire doit être fourni pour la validation du CRF ( compte rendu financier) ?
Les comptes de la coopérative doivent être arrêter au 31/08. Par conséquent, l’extrait de compte bancaire fourni doit encadrer le 31 août soit l’extrait reçu début septembre s’il y a eu des opérations en août .Il faut savoir que les banques n’envoient les extraits bancaires mensuels que si le compte a été mouvementé durant le mois concerné. Dans le cas contraire, le mandataire doit fournir les extraits précédant et suivant cette date.

_ Puis-je avoir une caisse dont le montant est important ?
Non, il est d’ailleurs vivement recommander de porter les produits de tombola, fête…etc très rapidement sur le compte bancaire de la coopérative.

_ A l’actif de mon bilan, le 512 ou 514 ne correspond pas au solde de mon relevé bancaire, que dois-je faire ?
Il faut absolument faire le rapprochement bancaire. Cela arrive parfois quand vous avez émis des chèques par exemple le 27 juin et que le fournisseur n’encaisse pas directement ce chèque, il arrive parfois qu’ils l’encaissent dans le courant septembre ou même plus tard ; Conséquence : votre comptabilité a enregistré cette charge mais votre compte en banque n’en a pas été débité ; il faut donc le renseigner sur votre CRF, c’est ce qui s’appelle faire un rapprochement bancaire ( sur compta coop voir pointage)

_ Quelle est la durée de conservation des documents comptables et pièces justificatives ?
La durée est de 10 ans.

_ Suis-je obligé de ventiler les recettes et les dépenses ?
Oui, tout produit ou charge doit être ventilé dans le compte comptable respectif.

_ Dois-je respecter l’ ordre chronologique des opérations comptables ? Dois-je posséder une pièce justificative pour toute opération ?
Oui.

_ Qu’est-ce qu’un virement interne ?
Un versement de caisse à banque, de banque à caisse, d’un compte bancaire à un autre dans la même coopérative, ce versement n’implique aucun mouvement en produits ou en charges donc ne doit pas être ventilé et reste interne.

_ Puis-je avoir un solde de compte négatif ?
Non, c’est d’ailleurs une des raisons qui implique de bien tenir sa comptabilité régulièrement pour effectivement ne pas dépasser son budget et obtenir une situation financière permanente.

_ Au constat d’une anomalie dans les comptes de la coopérative, dois-je en avertir l’OCCE ?
Oui, plus vite le problème sera résolu, mieux la coopérative fonctionnera. Ne jamais oublier que le mandataire est responsable de la bonne gestion de sa coopérative.

_ L’Actif doit-il être égal au Passif ?
Oui, dans tous les cas, si vous avez une différence, une ou plusieurs erreurs ont été faites dans l’encodage des charges et des produits ; ou votre à nouveau n’est pas exact , une erreur d’addition, erreur dans le calcul du résultat etc..

_ J’ai une différence passif actif de quelques centimes, puis-je considérer que mon CRF est exact ?
Non, il vous faut retrouver l’erreur, bien souvent erreur d’addition ou de lecture d’un ticket de caisse mal imprimé…

_ Suis-je obligé de rentrer un compte rendu d’activités ?
Oui dans le même délai que le compte-rendu financier.

_ Quels sont les supports disponibles pour faire la comptabilité de la coopérative ?
- cahier de comptabilité de la fédération disponible à l’AD au prix de 7.00 €.
- Logiciel compta coop 4 web disponible à l’AD au prix de 10 € en abonnement annuel

_ Puis-je changer de compte bancaire ou ouvrir un compte sans en faire la demande à l’OCCE ?
Non, il est obligatoire d’en faire la demande et remplir les diverses formalités nécessaires .

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