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Régie d’avance

La régie d’avance est une somme d’argent (espèce ou chèque) versée à une classe par le ou la mandataire de la coopérative centrale de l’école.

L’enseignant·e peut l’encaisser sur son compte personnel. L’utilisation en est limitée aux petites dépenses liées aux activités pédagogiques de la classe.

Le montant d’une régie d’avance doit être voté en conseil de coopérative et figurer sur le cahier de délibération. Le versement ne doit pas excéder la somme de 150,00 €, mais il peut y avoir plusieurs régies d’avances dans l’année. Les dépenses sont justifiées par des factures (jointes au cahier de comptabilité de la classe). À la fin de l’année scolaire, chaque classe restitue ou se fait rembourser le reliquat (solde) des régies d’avance reçues.

Ce que peut gérer l’enseignant avec sa régie d’avance : ICI

Comment ça marche dans la coop générale, dans la coop de classe ?

Lors de la remise de la somme, le document « régie d’avance » est co-signé par le ou la mandataire et l’enseignant·e de la classe. Il servira de pièce justificative à l’un comme à l’autre.

L’enseignant·e s’engage à compléter un « cahier de comptabilité de classe » ( sa version excel ou ouvrir un cahier de classe sous Retkoop voir en bas de page) à conserver, numéroter et classer les pièces justificatives correspondantes.

Le cahier complété et les pièces justificatives doivent être donnés au mandataire avant le dernier jour de la classe. Ils seront conservés avec les documents comptables de la coopérative.

Comment ça marche en comptabilité ?

Dans le cahier de comptabilité de classe :

La somme perçue pour la régie d’avance doit être écrite en « Entrée », ainsi que dans la colonne « reçu la somme de ».

Ensuite les recettes (entrées) et les dépenses (sorties) seront enregistrées et ventilées dans les comptes de produits et de charges selon le plan comptable.

En fin d’année, l’enseignant effectuera les totaux de chaque colonne, restituera le cahier de compta de classe avec toutes les pièces justificatives et reversera le solde au mandataire de la coopérative. Pour la bonne forme, enseignant et mandataire signeront le cahier de comptabilité de classe pour solde.

Dans la comptabilité de la coopérative : La somme versée pour la régie d’avance doit être écrite en « versé » dans la colonne Régie d’avance et en « sortie » dans la colonne banque ou caisse selon le cas.

En fin d’année, on va solder (mettre à zéro) la régie d’avance. Dans un premier temps, on va enregistrer l’entrée de la somme restituée dans la colonne « Reçu » de la régie d’avance et en « entrée » dans la colonne de banque ou caisse selon le cas. Dans un deuxième temps, on va enregistrer le solde de la régie d’avance (différence entre la somme versée et la somme restituée) dans la colonne « Reçu » de la régie d’avance puis enregistrer les totaux du cahier de comptabilité de classe dans les colonnes de produits et de charges correspondants. De cette façon, on aura : Les mouvements réels de la caisse ou de la banque, les produits et les charges correspondant aux recettes et aux dépenses, un compte « régie d’avance » à zéro.

Intérêt : La régie d’avance présente deux avantages :
- mieux répartir la charge de travail concernant la gestion de la coopérative entre le mandataire et ses collègues,
- permettre à chaque enseignant de l’école de disposer librement d’une enveloppe de fonds pour sa classe.

Ce que l’enseignant peut ou pas gérer avec la régie d’avance.

Produits ou recettes

Il peut encaisser :
- des ventes de photos, calendriers, objets fabriqués,
- des versements des parents pour des sorties, spectacles,
- des dons.

Il ne peut pas :
- encaisser des subventions,
- toucher des intérêts financiers,
- encaisser des assurances pour l’OCCE

Débits ou dépenses

Il peut régler :
- des achats de produits destinés à la revente,
- des timbres,
- des collectes aux associations,
- des factures de sorties de spectacles

Il ne peut pas :
- régler les cotisations à l’OCCE
- souscrire des assurances,
- acheter du gros matériel (cela doit se faire par la coopérative scolaire centrale et le registre d’inventaire)

Merci à l’OCCE 37 pour cette présentation.

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